ERP по-взрослому: Как добиться успеха при автоматизации бизнес-задач?

Полезность современных hardware- и software-систем состоит в том, чтобы с помощью этих инструментов решать важные для их владельцев задачи. Если речь идет о бизнесе, то тут ИТ — это средство повышения эффективности работы компании за счет автоматизации рутинных процессов, упрощения коммуникаций и обмена информацией, беспрецедентных возможностей доступа и анализа данных для принятия правильных управленческих решений.

Базисом, на котором строится ИТ-инфраструктура компании, является ERP-система. Википедия дает нам следующее определение ERP: «ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System, Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).

Цель системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует единое стандартизированное информационное пространство предприятия.» Ключевая задача ERP-системы, приведенная в данном определении — «… формирование стандартизированного единого информационного пространства предприятия».

Попробуем разобраться, как же сделать так, чтобы ERP-система в вашей компании идеально выполняла эту функцию – сформировать единое информационное пространство предприятия.

Как выбрать и внедрить ERP: Выбираем область для автоматизации

Ключевым фактором успеха при решении данной задачи (добиться успеха при автоматизации бизнес-процессов) является правильная последовательность проведения автоматизации. Или то, что называется «делать правильные вещи правильно». Давай рассмотрим это подробнее:

Готовим бизнес-требования

Если в компании возникает идея «автоматизировать это» — значит, джин ERP уже выпущен из бутылки, и рано или поздно всем сотрудникам придется узнать все прелести проекта внедрения ERP-системы. Как правило, идея автоматизировать возникает применительно к какому-либо процессу (учет товаров на складе) либо области деятельности компании (например, сервис по доставке заказов из интернет-магазина). Это и является ключом к первому шагу успешного внедрения ERP – определение бизнес-требований к будущей системе. Исходя из выявленной потребности в автоматизации, необходимо сформулировать, какие задачи должна будет решать ERP-система, какие процессы будут автоматизированы, какие результаты мы хотим получить после внедрения. Все это, естественно, нужно оформить в виде документа, назвав его «Бизнес-требования компании N к ERP-системе».

Крайне желательно, чтобы данный документ содержал следующие разделы:

• краткое описание профиля компании, деятельность которой предстоит автоматизировать;
• перечисление подразделений, процессов и задач, которые необходимо автоматизировать (так называемые объекты автоматизации);
• границы процесса автоматизации: временные (проект автоматизации должен быть завершен до …), территориальные (автоматизации подлежат все филиалы компании в регионах N и M), организационные (проект реализуется в подразделении N холдинга M);
• бизнес-цель автоматизации, краткое описание того, что бы мы хотели получить в результате внедрения ERP, при этом цель должна быть конкретной, достижимой и измеримой: например, сократить до N часов время исполнения клиентских заказов в пределах МКАД с момента приема заказа до передачи заказа клиенту и внесения данных об операции в ERP-систему.
• ожидаемые результаты от внедрения ERP: формулируем, что бы мы хотели получить после внедрения (установленную и настроенную систему, обученный персонал, интеграцию ERP с бухгалтерской программой и так далее).

Подготовка подобного документа ловит сразу нескольких зайцев

• на этапе его подготовки мы осмысливаем наши проблемы, потребности, ожидания и более четко представляем себе, чего же мы хотим;
• у нас появляется основа для следующего шага – формирования функциональных требований к ERP системе;
• данный документ позволит нам сэкономить на этапе предпроектного обследования, с которого обычно начинается внедрение ERP, так как значительная часть работ данного этапа уже будет выполнена при подготовке документа.

И последнее. Нелишним будет ознакомиться (хотя бы по диагонали) с серией ГОСТов 34, которые описывают порядок выполнения работ при автоматизации объектов. ГОСТ хотя и старый, лохматого 80-го года, однако содержит достаточно конкретную и дельную информацию по реализации подобных проектов.

Рассчитываем экономический эффект

Один из наиболее важных и при этом трудных для подготовки ERPпроекта блоков – расчет ожидаемого экономического эффекта. Миновать его практически невозможно. При этом масштаб scope вашего проекта будет зависеть от размеров бизнеса, амбиций ИТ-руководства, ситуации на рынке и многих других факторов. В каких-то случаях дело ограничится внедрением типовой конфигурации «Управления производственным предприятием» 1С, а в каких-то речь будет идти о внедрении SAP. Еще раз подчеркну, что определяющим здесь является размер бизнеса, который мы собираемся автоматизировать, и доступный нам ИТ-бюджет, а также амбиции руководителей, поддерживающих и инициирующих этот процесс. Слово «амбиции» можно заменить на более политкорректное — «видение».

Естественно, степень проработанности материалов по расчету экономического эффекта прямо пропорциональна запрашиваемому бюджету – с ростом последнего растут и требования к расчету экономического эффекта. На крайних точках этой зависимости лежит простой расчет в Excel с одной стороны и документ, приближающийся к формату бизнес-плана, с другой. Последний вариант актуален, когда система ERP выступает как некий инвестиционный проект.
Остановимся на нескольких, наиболее популярных методиках расчета экономического эффекта внедрения ERP:

• Инвестиционные методы оценки проекта, основанные на расчете показателя ROI — Return of Investment. При использовании данного метода рассчитываются инвестиции, необходимые для реализации проекта, и возможные доходы после его реализации.

В качестве показателей, учитываемых при определении дохода, рассматриваются увеличение продаж и снижение себестоимости. Существенным недостатком данного метода является направленность только на финансовые показатели, но его можно и нужно использовать при инициации крупных проектов, требующих защиты перед инвесторами, поскольку в этом случае разговор идет на понятном им языке.

• Метод CBA – Cost-Benefits Analysis. Является одной из разновидностей инвестиционного метода оценки эффективности. Этот метод более применим при реализации проектов, так как изначально был разработан именно под них. Данный метод имеет две существенные особенности.

Рассмотрим их подробнее.

1. Возможность учета не только количественных, но и качественных показателей. Например – повышение лояльности клиентов за счет сокращения времени обслуживания. Качественный показатель с помощью экспертных оценок приводится к количественному значению. Далее этот показатель с определенным весом учитывается в итоговой оценке.
2. Сценарность означает, что при использовании метода CBA рассчитывается несколько сценариев выполнения проекта и, соответственно, достигаемых целей. Для каждого из сценариев формируется итоговая оценка, которая сравнивается с оценками других сценариев, после чего выбирается оптимальный вариант.

• Проектные методы оценки эффективности. Производители программного обеспечения не хотят оставаться в стороне от такого важного элемента бизнеса, как оценка эффективности, и потому предлагают свои методы. Например, Microsoft разработала и продвигает метод Быстрой оценки эффективности — Rapid Economic

Justification (REJ). Этот метод предлагает шесть шагов по оценке эффективности проекта:

1. Определение бизнес-требований.
2. Формирование «карты решений».
3. Оценка выгод от реализации проекта.
4. Оценка затрат на реализацию проекта.
5. Оценка рисков проекта.
6. Расчет финансовых показателей и формулировка предложений по проекту.

При этом надо отдать должное Microsoft, степень проработки и поддержки данной методики достаточно высока, а самое главное — они предоставляют шаблон и руководство по практическому применению данного метода.

Какой метод расчета эффективности выбрать – решать тебе. Важно, чтобы в итоговой оценке не было «притянутых за уши» показателей, даже если по результатам расчета окажется, что реализация проекта бессмысленна.

Защищаем проект

После того как определены бизнес-требования к проекту и рассчитана эффективность, прямая дорога в кабинет босса — защищать проект перед руководством компании. Однако перед тем как сделать этот шаг, неплохо бы, что называется, подготовить плацдарм. Проект ERP — это почти всегда не просто ИТ-проект, а процесс, который затрагивает ключевые подразделения компании. А следовательно, мнение и поддержка этих ключевых людей будет важна и нужна нам на каждой стадии проекта. Поэтому формирование позитивного восприятия проекта в компании очень важно. Стало быть, этой части марлезонского балета следует уделить особое внимание. При формировании восприятия необходимо задействовать все доступные средства: как рациональные (указанный выше расчет эффективности, результаты бенчмаркинга по аналогичным проектам в отрасли и у конкурентов), так и эмоциональные – грамотно подготовленная и красиво проведенная презентация, а также предшествующее ей неформальное общение с коллегами на тему «так дальше нельзя» и «надо что-то менять».

Рекомендуемый нами промо-микс активностей по продвижению проекта в компании представлен на соответствующем рисунке.

Определяем круг модулей ERP

Формируем функциональные требования

Если поход к боссу и защита проекта прошли успешно, то тебя можно поздравить с прохождением первого уровня. Но нужно понимать, что все самое интересное еще впереди… Следующий важный шаг, который тебе предстоит сделать, это сформировать функциональные требования к системе ERP. Фактически это означает, что от бизнес-требований, изложенных на предыдущих этапах, придется опуститься на уровень технического решения и определить, с помощью каких функций планируется достигать поставленных целей. Функциональные требования, отталкиваясь от бизнес-требований, по факту являются зеркалом тех бизнеспроцессов, которые предполагается автоматизировать.

Продемонстрируем это на следующей цепочке: выше мы сформулировали следующую цель проекта «сократить время исполнения клиентских заказов (в пределах МКАД) до N часов с момента приема заказа и до момента передачи заказа клиенту и внесения данных об операции в ERP систему».

Данная цель подразумевает, что будет затронут процесс выполнения заказов – Order processing. Этот процесс в типовом варианте (например, доставка клиентского заказа интернет-магазином) состоит из подпроцессов: прием заказа, обработка заказа и внесение данных в ERP-систему, сборка заказа на складе, доставка заказа клиенту, проведение исполненного заказа в ERP-системе.

Предполагается, что в этом случае наша ERP-система должна поддерживать все указанные подпроцессы. Кроме того, прием заказов у нас может осуществляться несколькими способами: через интернет-магазин, операторами по телефону, от партнеров (например, розничных точек, принимающих заказы на доставку).

Соответственно, появляются следующие функциональные требования:

• ERP-система должна поддерживать интеграцию и автоматическую загрузку заказов с сайта;
• ERP-система должна иметь интерфейс ввода заказов операторами, при этом мы можем и должны сформулировать требования по эргономике интерфейса ввода (например, большая красная кнопка «Принять заказ», обязательное для заполнения поле «Дополнительный стационарный телефон», автоматический расчет возможной сдачи, которую надо будет иметь курьеру при доставке и так далее);
• ERP-система должна иметь интерфейс интеграции с ERP-системами партнеров через EDI (например, через e-Cod).

Подобным образом надо транслировать все бизнесцели. При этом надо иметь в виду, что функциональных требований значительно больше, чем бизнес-целей, поэтому такой перевод — задача непростая, требующая определенного опыта и навыка. В качестве помощников тут могут выступить будущие поставщики ERP-системы, которые на этапе предпродажи почти всегда готовы помочь и, что самое приятное, пока забезденег :).

Выбираем необходимые модули

Выявленные выше функциональные требования фактически определяют необходимый нам набор модулей ERP-системы. Большим подспорьем здесь может служить карта решений от SAP. Эта компания является несомненным лидером в области бизнес-решений, и потому предлагаемая ей карта решений может служить эталоном, по которому следует определить, какие же модули нам нужны. На представленном рисунке приведен пример карты решений от SAP для CRM.

Выбираем подходящую нам ERP: Составляем long list подходящих систем

После того как мы определили функциональные требования к будущей системе и набор необходимых модулей, можно переходить непосредственно к выбору конкретной ERP-системы. В этом деле нам помогут два ключевых источника: Магический квадрат Гартнер Групп и обзор рынка от РБК. И тот, и другой распространяются за деньги, но при определенном желании ты всегда сможешь нагуглить пусть и не последний, но вполне адекватный материал.

На основании данных материалов можно выбрать те системы, которые имеет смысл включить в long list — обычно это от пяти до десяти систем. Основная цель составления long list’а – сузить число рассматриваемых вариантов до приемлемого количества (слово «приемлемое» означает, что на этапе выбора ты сможешь просмотреть и оценить все выбранные системы). При этом желательно, чтобы long list содержал разные сегменты решений. Например, отечественные и зарубежные системы, традиционные лидеры рынка и новые продукты, комплексные системы «все в одном» и модульные системы.

Такой подход ловит сразу нескольких зайцев: дает возможность проводить оценку в разных плоскостях, оценить достоинства лидеров и перспективы новичков, получать широкий набор информации о возможностях современных систем.

Определяем критерии выбора ERP системы

Составив long list, мы получим некоторое представление о текущем состоянии рынка и потенциальных кандидатах для выбора. Это позволит определить критерии выбора ERP-системы. Обычно критерии выбора формируют в виде excel-таблицы, в которой присутствует несколько групп параметров: стоимость решения, функциональность решения, оценка поставщика решения. Каждой группе параметров назначается вес в итоговой оценке, а группа параметров раскладывается на элементы. Например, группа «Стоимость решения» может состоять из следующих элементов: стоимость лицензии на сервер, стоимость лицензии на рабочее место, стоимость сопровождения, стоимость необходимого оборудования и так далее. Какие-то параметры могут иметь абсолютные значения (как правило, это относится к группе стоимостных показателей), какие-то будут оценены экспертно (как, например, функциональные). Затем таблица заполняется экспертами и рассчитываются итоговые значения для каждой из оцениваемых ERP-систем.

Знакомимся с выбранными системами

Составив long list, мы сможем приступить к проведению встреч с представителями поставщиков решений. Целью этих встреч является получение более полной информации о рассматриваемой системе и знакомство с поставщиком. При этом вторая задача не менее важна, чем первая, так как половина успеха проекта по внедрению ERP зависит от консультанта, а фактор «нравится/не нравится» играет в этом весьма немаловажную роль. Можно дать несколько практических советов по проведению подобных рабочих встреч:

1. Составь и согласуй график встреч заранее, при этом желательно провести их плотным циклом – не менее двух встреч в неделю, чтобы впечатления от встреч были достаточно свежими и позволяли провести сравнение.
2. Привлекай на встречи сотрудников — будущих участников проекта, это позволит им почувствовать свое участие в проекте и ответственность за его выполнение. Кроме того, широкий круг участников порождает широкий круг непростых вопросов, ответы на которые позволят оценить и систему, и консультанта, а также выявят потенциальные риски будущего проекта.
3. Заранее определи вопросы, которые необходимо задать консультантам. При этом хорошо бы иметь небольшой тест-кейс, который консультанты должны решить во время встречи. Например, предложи им продемонстрировать возможности настройки интерфейса под требования пользователя.
4. Настаивай на том, чтобы демонстрация продукта выполнялась на живой системе, а не с помощью слайдов со скриншотами программы. Данный пункт пояснения не требует.

Сокращаем long list в short list

По итогам рабочих встреч, ознакомления с функциональностью продуктов и анализа предоставленных консультантами материалов мы получим некоторое представление о каждом из предлагаемых решений. Это позволит исключить явных аутсайдеров и оставить 2-4 системы для окончательного выбора. Процедурно это лучше всего выполнить через подготовку RFP – Request for Proposal (запрос предложения), рассылку его кандидатам и получение предложений. Именно данные предложения, плюс указанные выше данные, служат источником для конечного решения. В предложении, кроме всего прочего, предоставляется более-менее конкретная оценка стоимости предлагаемого решения. Результатом данного шага является подготовленный short list. Основная цель short list — обеспечить конкуренцию между поставщиками на этапе окончательного согласования условий договора.

Уточняем функциональные требования и критерии оценки

Перед тем как приступить к следующему шагу, необходимо уточнить функциональные требования и, возможно, критерии оценки. Необходимость в этом появится после ознакомления с предложениями поставщиков. Станет ясно, что какие-то требования не будут реализованы, какие-то – стоит переформулировать.

Что касается критериев оценки, то понимая, какие системы будут сравниваться, важно обеспечить сравнимость этих систем по выбранным параметрам. Например, если в short list попали традиционные лицензируемые системы и системы SaaS, то понятно, что сравнение по группе показателей «Стоимость» надо выполнять не по традиционным пунктам (стоимость лицензии сервера, стоимость клиентской лицензии), а на основе стоимости владения системой в течение длительного периода, например 5-7 лет.

Проводим конкурентные переговоры

Уточнив функциональные требования и критерии оценки, можно переходить к конкурентным переговорам с поставщиками. Цель данного этапа – получить более выгодное предложение от поставщика за счет конкуренции с другими кандидатами. Схем проведения конкурентных переговоров много, среди современных методов заслуживает упоминания аукцион на электронной площадке.

Данный инструмент позволяет легко и быстро провести торги на понижение, при этом обеспечив очень высокую прозрачность торгов. Важным условием проведения торгов на электронной площадке в данном случае является сопоставимость стоимостных предложений компаний кандидатов. Итог данного этапа – получение уточненных предложений от кандидатов. Остается только технически выбрать наилучшее предложение (благо, критерии выбора уже определены, а стоимость предложений снижена) и вуаля – можно приступать к работе.

Заключение

Итак, мы поняли, что ключом к успеху автоматизации бизнеса является пошаговое последовательное движение от бизнес-задач к рассмотрению и выбору нужной нам ERP-системы. При этом необходимо выполнить следующие шаги:

• подготовка бизнес требований к проекту;
• расчет экономического эффекта;
• защита проекта перед руководством компании;
• формирование функциональных требований к ERP, определение необходимых модулей системы;
• анализ рынка доступных систем и подготовка long list;
• проведение рабочих встреч, выбор кандидатов в short list;
• уточнение функциональных требований и критериев выбора победителя;
• проведение конкурентных переговоров для улучшения предложений;
• выбор победителя.

Каждый из этих шагов важен, а их последовательное прохождение позволяет правильно выйти на реализацию проекта. А вот правильно исполнить его, чтобы гарантировать получение нужного результата — это уже другая история.

Александр Лозовский, редактор рубрики

Некоторые коллеги (не будем показывать пальцем на Андрея Матвеева) считают, что эта рубрика должна быть стопроцентным клоном рубрики Unixoid – в том смысле, что здесь должно быть максимум статей про то, как вкорячить какой-нибудь халявный корпоративный софт, но не на десктоп, а на линуксовый сервер.
Но, собственно, почему? Серьезная рубрика — так серьезная рубрика. Попробуем опубликовать статейку для старших пацанов — вдруг понравится? 🙂 А если у тебя есть жалобы, предложения и пожелания, мое мыло традиционно открыто для твоих отзывов: lozovsky@glc.ru. Кстати, наша фокус-группа (http://group.xakep.ru) также открыта для них.

Links

• Внедрение ERP — как оценить результат на старте: сonsult.ru.
• Эволюция показателей CBA: http://goo.gl/7Bhn8.
• Build an airtight business case for new IT investments: http://goo.gl/UE08K;
• Magic Quadrant for Midmarket and Tier 2-Oriented ERP for Product-Centric Companies: gartner.com;
• Аналитический обзор российского рынка ERP-систем по итогам 2009 года: http://goo.gl/J57UC.